IT Asset Management คืออะไร? ทำไมองค์กรต้องจัดการสินทรัพย์ IT
IT Asset Management (ITAM) คือ กระบวนการจัดการสินทรัพย์ IT ทั้งหมดขององค์กร ตั้งแต่ซื้อ ติดตั้ง ใช้งาน บำรุงรักษา จนถึงปลดระวาง สินทรัพย์ IT ได้แก่ PC, Laptop, Server, Switch, Firewall, Monitor, Printer, Software License ฯลฯ ถ้าไม่มี ITAM จะไม่รู้ว่ามีอุปกรณ์อะไรบ้าง อยู่ที่ไหน ใครใช้ License หมดอายุเมื่อไหร่ อุปกรณ์ไหนต้องเปลี่ยน ซื้อซ้ำซ้อน เสียเงินเปล่า
Asset Lifecycle
| ขั้นตอน | สิ่งที่ทำ |
|---|---|
| 1. Request | ผู้ใช้/แผนก ขออุปกรณ์ใหม่ อนุมัติงบ |
| 2. Procure | จัดซื้อ เปรียบเทียบราคา สั่งซื้อ |
| 3. Receive | รับของ ตรวจสอบ ลงทะเบียน ติด Asset Tag |
| 4. Deploy | ตั้งค่า ติดตั้ง Software มอบให้ผู้ใช้ |
| 5. Maintain | ซ่อมแซม อัปเกรด Patch บำรุงรักษา |
| 6. Retire | ปลดระวาง ลบข้อมูล ขาย/บริจาค/ทำลาย |
ข้อมูลที่ต้องเก็บต่อ Asset
- Asset Tag / Serial Number: หมายเลขสินทรัพย์ที่ไม่ซ้ำกัน
- ประเภท: PC, Laptop, Server, Switch, Monitor, Printer
- ยี่ห้อ/รุ่น: Dell OptiPlex 7010, HP ProBook 450 G10
- Spec: CPU, RAM, Disk, OS
- ผู้ใช้: ใครใช้อยู่ แผนกไหน ตำแหน่งไหน
- สถานที่: อาคาร ชั้น ห้อง โต๊ะ
- วันซื้อ: วันที่ซื้อ ราคา Vendor
- Warranty: หมดประกันเมื่อไหร่ MA Contract
- สถานะ: ใช้งาน สำรอง ซ่อม ปลดระวาง
เครื่องมือ ITAM
| เครื่องมือ | ราคา | จุดเด่น | เหมาะกับ |
|---|---|---|---|
| GLPI | ฟรี (Open Source) | ITAM + Helpdesk ครบ ฟรี ดีมาก | SMB-Enterprise งบน้อย |
| Snipe-IT | ฟรี (Open Source) | ITAM เฉพาะทาง UI สวย ใช้ง่าย | SMB ต้องการ ITAM อย่างเดียว |
| Lansweeper | $$ | Auto-discovery สแกน Network อัตโนมัติ | SMB-Enterprise ต้องการ Auto-scan |
| ServiceNow ITAM | $$$ | ITAM Enterprise ครบวงจร | Enterprise 1000+ คน |
| Microsoft Intune | รวมใน M365 | จัดการ Device + App + Compliance | องค์กร M365 |
Software License Management
- ปัญหา: ซื้อ License เกิน ซื้อไม่พอ License หมดอายุไม่รู้ Audit แล้วโดนปรับ
- ต้องเก็บ: ชื่อ Software, ประเภท License (Perpetual/Subscription), จำนวน, วันหมดอายุ, Key
- ตรวจสอบ: เปรียบเทียบ License ที่มี vs ที่ใช้จริง ทุก 6 เดือน
- Compliance: มี License ครบถ้วน ป้องกันถูก Audit แล้วโดนปรับ (Microsoft, Adobe)
Asset Tag
- คืออะไร: สติกเกอร์หมายเลขที่ติดบนอุปกรณ์ทุกชิ้น เช่น IT-PC-001, IT-SW-015
- รูปแบบ: IT-[ประเภท]-[หมายเลข] เช่น IT-LT-042 (Laptop เครื่องที่ 42)
- Barcode/QR: ใช้ Barcode หรือ QR Code สแกนเร็ว ลดความผิดพลาด
- ติดทุกชิ้น: PC, Monitor, Keyboard, Mouse, Switch, AP ทุกชิ้นที่มีมูลค่า
ตรวจนับสินทรัพย์ (Inventory Audit)
- วางแผน: กำหนดวัน ทีมตรวจนับ พื้นที่
- สแกน: สแกน Asset Tag ทุกชิ้น เทียบกับฐานข้อมูล
- ตรวจสอบ: อุปกรณ์ที่หาไม่เจอ อุปกรณ์ที่ไม่มีในระบบ อุปกรณ์ผิดที่
- อัปเดต: อัปเดตฐานข้อมูล แก้ไขข้อมูลผิด เพิ่มอุปกรณ์ที่หายไป
- รายงาน: รายงานผลตรวจนับ อุปกรณ์ทั้งหมด สูญหาย ปลดระวาง
ITAM Best Practices
- ลงทะเบียนทุกชิ้น: อุปกรณ์ทุกชิ้นที่ซื้อมา ต้องลงทะเบียนก่อนมอบให้ผู้ใช้
- Asset Tag ทุกชิ้น: ติด Asset Tag ทุกชิ้น ไม่มียกเว้น
- อัปเดตเมื่อเปลี่ยนแปลง: ย้ายเครื่อง เปลี่ยนผู้ใช้ อัปเกรด ต้องอัปเดตในระบบ
- ตรวจนับทุกปี: ตรวจนับสินทรัพย์อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง
- Lifecycle Planning: วางแผนเปลี่ยนอุปกรณ์ PC 4-5 ปี Server 5-7 ปี
- Data Wipe: ปลดระวาง ต้องลบข้อมูลอย่างปลอดภัย (DBAN, Secure Erase)
- License Audit: ตรวจสอบ Software License ทุก 6 เดือน
สรุป IT Asset Management — รู้ว่ามีอะไร อยู่ที่ไหน ใครใช้
ITAM เป็นพื้นฐานสำคัญของ IT องค์กร ลงทะเบียนทุกชิ้น ติด Asset Tag ใช้เครื่องมือ GLPI หรือ Snipe-IT (ฟรี) ตรวจนับทุกปี และวางแผน Lifecycle หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม ติดตามได้ที่ SiamLanCard.com
