Network Printer คืออะไร? ทำไมองค์กรต้องใช้ Printer แบบ Network
Network Printer คือ เครื่องพิมพ์ที่เชื่อมต่อกับ Network โดยตรง มี IP Address เป็นของตัวเอง พนักงานทุกคนใน Network สามารถพิมพ์งานได้โดยไม่ต้องต่อสาย USB ในอดีตองค์กรใช้ Printer ต่อ USB กับ PC แต่ละเครื่อง หรือ Share Printer ผ่าน PC ซึ่งมีปัญหามาก เช่น PC ต้องเปิดอยู่ตลอด ช้า และจัดการยาก Network Printer แก้ปัญหาทั้งหมด พิมพ์ได้เร็ว จัดการจากศูนย์กลาง และ Deploy Driver ผ่าน GPO ได้
เลือก Printer สำหรับองค์กร
| ประเภท | เหมาะกับ | ข้อดี | ราคาโดยประมาณ |
|---|---|---|---|
| Laser ขาวดำ | พิมพ์เอกสารทั่วไป ปริมาณมาก | เร็ว ต้นทุนต่อแผ่นถูก ทนทาน | 5,000-15,000 บาท |
| Laser สี | พิมพ์เอกสารสี รายงาน Presentation | คุณภาพสูง เร็ว | 10,000-30,000 บาท |
| MFP (Multi-Function) | พิมพ์ สแกน ถ่ายเอกสาร แฟกซ์ | ครบในตัวเดียว ประหยัดพื้นที่ | 15,000-50,000 บาท |
| Inkjet Tank | พิมพ์สี ปริมาณน้อย-กลาง | ต้นทุนหมึกถูกมาก | 5,000-10,000 บาท |
| Production Printer | พิมพ์ปริมาณมากมาก 10,000+ แผ่น/เดือน | เร็วมาก ทนทาน | 50,000-200,000+ บาท |
สิ่งที่ต้องดูเมื่อเลือก Printer
- Duty Cycle: จำนวนแผ่นสูงสุดต่อเดือน เลือกให้เหมาะกับปริมาณงานจริง
- ความเร็ว (ppm): จำนวนแผ่นต่อนาที Laser ทั่วไป 30-50 ppm
- Duplex: พิมพ์ 2 หน้าอัตโนมัติ ประหยัดกระดาษ 50%
- Network Port: ต้องมี Ethernet Port (RJ45) สำหรับต่อ Network
- ต้นทุนต่อแผ่น: คำนวณจากราคา Toner ÷ จำนวนแผ่นที่พิมพ์ได้
- ADF: Automatic Document Feeder สำหรับสแกน/ถ่ายเอกสารหลายแผ่นอัตโนมัติ
ตั้งค่า Network Printer
Step 1: ตั้ง IP Address
- DHCP Reservation: กำหนด IP คงที่ผ่าน DHCP Reservation (แนะนำ)
- Static IP: ตั้ง IP คงที่ที่ Printer โดยตรง (สำรอง)
- แนะนำ: ใช้ IP ช่วง Printer เฉพาะ เช่น 10.0.30.240-250
Step 2: ตั้งค่า Printer บน Print Server
- Print Server: Windows Server ที่จัดการ Printer ทั้งหมดจากศูนย์กลาง
- เปิด Print Management → Add Printer → TCP/IP Port → ใส่ IP ของ Printer
- ติดตั้ง Driver → ตั้งชื่อ Share เช่น \\PrintServer\HP-4Floor-BW
- ข้อดี: จัดการ Driver, Queue, Permission จากที่เดียว
Step 3: Deploy Printer ผ่าน GPO
- Group Policy → User Configuration → Preferences → Printers
- เพิ่ม Shared Printer Path เช่น \\PrintServer\HP-4Floor-BW
- ตั้ง Item-level Targeting ตามแผนก OU หรือ Security Group
- ตัวอย่าง: แผนก Finance → Printer ชั้น 3 แผนก IT → Printer ชั้น 4
Secure Print — พิมพ์อย่างปลอดภัย
- Pull Printing: ส่งงานพิมพ์แล้วไปแตะบัตร/ใส่ PIN ที่ Printer ถึงจะพิมพ์ ป้องกันเอกสารลับถูกคนอื่นเห็น
- PIN Release: ตั้ง PIN สำหรับงานพิมพ์ ต้องใส่ PIN ที่ Printer ก่อนพิมพ์
- Watermark: พิมพ์ลายน้ำ เช่น “CONFIDENTIAL” บนเอกสารลับอัตโนมัติ
- Audit Log: บันทึกว่าใครพิมพ์อะไร เมื่อไหร่ กี่แผ่น สำหรับตรวจสอบ
ลดค่าใช้จ่ายการพิมพ์
- Duplex Default: ตั้ง Default เป็นพิมพ์ 2 หน้า ประหยัดกระดาษ 50%
- ขาวดำ Default: ตั้ง Default เป็นขาวดำ พิมพ์สีเมื่อจำเป็นเท่านั้น
- Quota: กำหนดจำนวนแผ่นต่อคน/เดือน เช่น 200 แผ่น/คน/เดือน
- รวม Printer: ใช้ MFP ขนาดใหญ่ 1 ตัวแทน Printer เล็กหลายตัว ประหยัดกว่า
- Compatible Toner: ใช้ Toner เทียบเท่าสำหรับงานทั่วไป ราคาถูกกว่า 50-70%
Printer Troubleshooting
| ปัญหา | สาเหตุ | วิธีแก้ |
|---|---|---|
| พิมพ์ไม่ได้ | Network, Driver, Queue | Ping Printer, Restart Spooler, Reinstall Driver |
| พิมพ์ช้า | Queue เยอะ, Network ช้า | Clear Queue, ตรวจ Network, ใช้ PCL แทน PS |
| กระดาษติด | กระดาษผิดขนาด/ชื้น, Roller สึก | ดึงกระดาษออก เปลี่ยนกระดาษ เปลี่ยน Roller |
| พิมพ์เลือน/เส้น | Toner ใกล้หมด, Drum สึก | เปลี่ยน Toner/Drum |
| Offline | IP เปลี่ยน, Network ขาด | ตรวจ IP, ตรวจสาย LAN, Restart Printer |
Printer Best Practices
- ใช้ Print Server: จัดการ Printer ทั้งหมดผ่าน Print Server ไม่ติดตั้ง Direct IP ที่ PC
- GPO Deploy: Deploy Printer ผ่าน GPO ไม่ต้องติดตั้งทีละเครื่อง
- DHCP Reservation: ใช้ DHCP Reservation สำหรับ Printer จัดการ IP จากศูนย์กลาง
- Firmware Update: อัปเดต Firmware Printer เป็น Version ล่าสุด
- Secure Print: เปิด Secure Print สำหรับเอกสารลับ
- Monitor Toner: ตั้ง Alert เมื่อ Toner ใกล้หมด สั่งซื้อล่วงหน้า
สรุป Network Printer — จัดการง่าย ประหยัดค่าใช้จ่าย
Network Printer เป็นอุปกรณ์สำคัญขององค์กร การตั้งค่าผ่าน Print Server และ Deploy ด้วย GPO ช่วยจัดการได้ง่าย ลดค่าใช้จ่ายด้วย Duplex Default และ Quota หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม ติดตามได้ที่ SiamLanCard.com
